Política de Privacidad y Tratamiento de los Datos Personales

TEAM TRAVEL MAYORISTAS SAS

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Su privacidad y confianza son muy importantes para nosotros. Por ello, queremos asegurarnos que conozca cómo salvaguardamos la integridad, confidencialidad y disponibilidad de sus datos personales, en apego a la legislación colombiana.

 

Este documento contempla de manera íntegra la política de protección y tratamiento de los datos personales, incluyendo datos sensibles, identificando cuáles datos son capturados en la prestación de nuestros servicios y productos, la finalidad, la forma de compartir la información, su uso y protección, como también los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales y como ejercerlos, así:

 

1.       ALCANCE

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto reglamentario 1377 de 2013, la compañía Team Travel Mayorista S.A.S responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante compañía), adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de la información recolectada o que en el transcurso de las futuras actividades comerciales o laborales pudieren ser susceptibles de recopilación.

1.1.    Definiciones

Con el fin de determinar el sentido de los conceptos utilizados en esta Política, acudiremos a las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:

·                Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

·                Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que tiene por objeto poner a disposición del titular la política para el tratamiento de los datos personales con la que cuenta la compañía.

·                Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, que reposen en documentos físicos o electrónicos.

·                Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Aquellas piezas de información que puedan llegar a ser determinables para identificar al titular del dato personal.

·                Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

·                Dato Público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión, a su calidad de comerciante o de servidor público, y en general todos los datos que puedan estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

·                Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo al titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, por ejemplo, el dato financiero y crediticio.

·                Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada identifica al titular. Un ejemplo de este tipo de dato es una fotografía, un video o datos relacionados con el estilo de vida del titular del dato personal.

·                Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Podrá tener la calidad de encargado una persona interna o externa a la organización.

·                Oficial del Tratamiento: persona o área de la organización que se encarga de resolver quejas, consultas y reclamos de los titulares de la información, y además de administrar y controlar los datos personales que contienen las bases de datos, bajo el cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular del dato. En ningún caso, será responsable frente al titular por la calidad de los datos que le sean suministrados.

·                Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales que se hayan sometido a tratamiento.

·                Derecho de Protección de Datos Personales: confiere a su titular poderes de disposición y control sobre sus datos personales.

·                Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el tratamiento de los datos.

·                Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

·                Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

·                Transferencia: Hace alusión a los casos en que el Responsable o el Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentra ubicado en Colombia, envía dicha información a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

·                Transmisión: Hace referencia a los casos en que el Tratamiento de datos personales se realiza por el Encargado por cuenta del Responsable, debiendo mediar entre ellos la comunicación de la información dentro o fuera del territorio de Colombia.

 

 

1.2.    ¿Quiénes son titulares de datos personales?

De manera enunciativa, las personas cuyos datos trata Team Travel Mayorista S.A.S. en calidad de responsables son las siguientes:

·         Clientes: Personas naturales que adquieren nuestro productos o servicios, tales como presentación y representación de firmas de servicios aéreos, hoteleros, turísticos, de alojamiento, recreación y todos los demás servicios básicos de la actividad turística.

·         Proveedores: Son aquellas personas naturales que se encargan del suministro de los planes, productos o servicios  requeridos por la compañía para desarrollar su objeto social.

·         Trabajadores dependientes. Son personas naturales internas que se encuentran directamente vinculadas con nuestra empresa mediante un contrato laboral y que realizan actividades propias del objeto social de la organización.

·         Contratistas: Personas naturales independientes que se encuentran vinculados a la organización mediante contratos civiles, comerciales o administrativos y que realizan actividades de manera ocasional al interior de la compañía.

 

2.       DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de compañía, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

2.1.    Conocer los Datos Personales a los cuales la compañía ha realizado Tratamiento. El Titular puede ejercer su derecho a solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, si estos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

2.2.    Solicitar prueba de la autorización otorgada a la compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales.

 

2.3.    Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

 

2.4.    Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

 

2.5.    Revocar la autorización y/o solicitar suspensión de los datos suministrados a la compañía para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, lo anterior procede cuando en los procedimientos no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la compañía, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

 

2.6.    Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento. 

 

 

 

3.       PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN (O CAUSAHABIENTE) EJERZAN SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y/O SUPRIMIR INFORMACIÓN

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, usted puede:

a)       Realizar la consulta por escrito y de manera presencial en las oficinas correspondientes. La consulta debe realizarse por escrito dirigida a nombre de Team Travel Mayorista S.A.S, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto, dirigirse al área encargada, tal como se define en el punto 5 de esta política.

 

b)      A través de nuestro PBX 524 4545.

 

c)       Al realizar una solicitud de consulta, usted deberá presentar y/o adjuntar los siguientes documentos:

 

·         Si se trata del titular: Documento de identidad válido.

·         Si se trata del causahabiente: Documento de identidad válido, registro civil de defunción del titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del titular.

·         Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad de representante legal y/o apoderado del titular y el número del documento de identidad del titular.

·         La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.

Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de la compañía relacionado con la protección de datos personales, usted puede:

a)       Realizar la solicitud o reclamo por escrito y de manera presencial en la oficina principal ubicada en la Calle 23 norte N° 6 AN – 17 oficina 505. La solicitud o reclamo debe realizarse mediante comunicación dirigida a Team Travel Mayorista S.A.S, con el nombre completo y la identificación del titular de los datos personales, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto, y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

b)      A través de nuestro PBX 524 4545.

c)       Al realizar la reclamación, usted deberá presentar y/o adjuntar los documentos mencionados en el literal (C) de consultas.

d)      Si la solicitud o reclamo resulta incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender su reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si tiene alguna inquietud, no dude en comunicarse con nuestro PBX 524 4545, o si lo desea puede enviarnos un correo electrónico a: direccioncomercial@teamtravel.co  y/o contabilidad1teamtravel@gmail.com.  

 

4.       ÁREA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO DE ESTA POLÍTICA 

La Dirección Comercial de Team Travel Mayorista S.A.S. tiene el compromiso de llevar a cabo el desarrollo, implementación, capacitación y cumplimiento de ésta Política. Sin embargo para tal efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de la compañía, tienen como compromiso reportar estas Bases de Datos a la Dirección Comercial debidamente actualizadas, y entregar de manera inmediata, todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Tanto la Dirección Comercial como el departamento de Contabilidad también han sido designados por la compañía como áreas responsables de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante los cuales el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

 

5.       FINALIDAD 

La compañía da Tratamiento a Los Datos Personales de los titulares con las siguientes finalidades:

a.       Liquidaciones de prestaciones sociales, seguridad social e incapacidades, liquidación nomina, control de ingresos y salidas del personal de la compañía, procesos de selección.

b.       Facturación al cliente, control de cobros, atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s), consolidación del servicio oportuno y de calidad de los Proveedores, mejoramiento, promoción y desarrollo de ofertas, para actividades de mercadeo, fortalecimiento de las relaciones con el cliente, reserva de hoteles, tiquetes aéreos y asistencias médicas.

c.       Causación de cuentas por pagar y respectivas retenciones, programación de pagos, verificación de saldos con los proveedores.

d.       Contratación de asistencias médicas para terceros.

e.       Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes se tiene o se ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, clientes y proveedores para las finalidades antes mencionadas. 

 

 

 

 

6.       TIPO DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN SENSIBLE

 

La información y/o datos personales que recolectamos, son los siguientes:

Persona Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, estado civil y fecha de nacimiento.

Persona Jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, país  ciudad.

Empleado dependiente: Nombre y apellidos, cedula de ciudadanía, examen médico ocupacional, serología, dirección de residencia, lugar y fecha de nacimiento, certificados de afiliación a EPS, Fondo de Pensiones y Caja de compensación.

Contratista: Nombre y apellidos, cedula de ciudadanía, examen médico ocupacional, serología, dirección de residencia, lugar y fecha de nacimiento, soportes de pago de seguridad social mensual.

Información necesaria para facilitar el viaje u otros servicios, incluyendo preferencias como clase de viaje, nombres y apellidos de pasajeros (tipo de documento, número de documento, fecha de nacimiento, nombre, apellido, género, email, nacionalidad, fecha de expiración del pasaporte), contactos para casos de accidente o cualquier otra anomalía (nombres y apellidos, teléfono).

Datos del tarjetahabiente: tipo de documento, número de documento, teléfono, dirección, email, nombres, número de tarjeta, fecha de vencimiento y banco.

Solicitud de cotización: nombres, apellidos, teléfonos, ciudad y email.

Información del viaje: tipo de solicitud, destino, fecha de salida, duración, número de adultos, número de niños, categoría de hotel, alimentación, servicios adicionales, servicio de transporte, presupuesto por persona.

Evalué nuestro sitio: su opinión es muy importante para nosotros mejorar continuamente nuestros canales de atención: nombres, apellidos, email, teléfonos y ciudad.

Solicitud de reclamación: nombres, apellidos, número de identificación, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Reporte de problemas técnicos: nombres, apellidos, dirección, teléfonos, ciudad, email y comentarios.

Datos biométricos: imágenes, video, audio, huellas dactilares que identifiquen o hagan identificable a nuestros clientes, usuarios o cualquier persona que ingrese o se encuentre o transite en cualquier lugar que Team Travel Mayorista S.A.S haya implementado dispositivos de captura de dicha información.

6.1.    Tratamiento de datos sensibles

 

En cumplimiento del derecho a la intimidad, a la dignidad humana y en desarrollo del principio de habeas data,  de libre acceso y circulación a la información, del derecho de protección de datos personales y del derecho al debido tratamiento de los datos personales, Team Travel Mayorista S.A.S se compromete a informar al titular de los datos personales, cuáles de ellos son sensibles, cuál es la finalidad para la cual se requieren, y a su vez, advertirle que el otorgamiento de la autorización para el tratamiento de los datos sensibles es facultativo. Una vez se haya dado la ilustración suficiente por parte del responsable, el titular debe dar su autorización explícita frente al tratamiento adecuado de los datos que tengan tal connotación, la cual debe constar por escrito.

 

En caso de llegarse a otorgar la información con tal calidad por el titular, se advierte al mismo que el tratamiento que se dará a los datos sensibles garantizará el derecho al debido tratamiento de los datos, y se conservará la información suministrada bajo condiciones de seguridad impidiendo la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 

Para ello, también se comunicará a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, de tal manera que haya un control continuo de la información que suministren nuestros clientes, proveedores, empleados y contratistas, seguimiento que estará a cargo tanto de los miembros de la organización en calidad de responsables o encargados, como del oficial del tratamiento de los datos personales.

 

6.2.    Cuándo se comparte?

Team Travel Mayorista S.A.S. se abstendrá de divulgar la información personal obtenida de los clientes, proveedores, trabajadores dependientes activos e inactivos y contratistas, como también se negará a compartir esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada, cuando Team Travel Mayorista S.A.S. crea de buena fe, que esa divulgación sea razonablemente necesaria, en los siguientes casos enunciativos:

a.              Para evitar una responsabilidad legal.

b.             Para cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.

c.              Para cumplir un requerimiento de una autoridad pública.

d.             Cuando se requiera su divulgación para una transferencia o transmisión, sin perjuicio de la verificación del cumplimiento de la normatividad sobre la protección de los datos personales por parte del receptor de la información y de los requerimientos de orden legal para la validez de tal transmisión o transferencia de datos.

e.              Con terceros con los cuales la empresa tenga algún vínculo contractual de carácter comercial, civil o laboral.

Team Travel Mayorista S.A.S tiene la obligación de velar porque los terceros a quienes se les comparta la información se ajusten a los parámetros definidos en esta política, y actúen conforme a los lineamientos que sobre la protección de los datos personales y esquemas de seguridad tenga la compañía. En todo caso, queda prohibido compartir datos sensibles de los titulares de la información. 

 

7.       SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES 

 

La compañía, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la compañía se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La compañía no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de la compañía y sus Encargados. La compañía exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados. 

 

8.       IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Como responsable del tratamiento de datos personales, incluyendo los datos sensibles actúa: Team Travel Mayorista S.A.S con domicilio en la Calle 23 norte N° 6 AN – 17 oficina 505, de la ciudad de Cali, departamento del Valle, Colombia.

Correo electrónico directorcomercial@teamtravel.co

Teléfono (+572) 524 4545. 

9.       MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política. Sin embargo, estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web http://www.teamtravel.co. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas, procederemos a obtener una nueva autorización para el tratamiento de los datos por parte de los titulares.

Esta Política aplica para todos los datos personales que maneja Team Travel Mayorista S.A.S. desde la fecha de la autorización para su tratamiento hasta que la finalidad para la cual fue solicitado el dato personal sea agotada.

 

10.   VIGENCIA:

 

Esta política fue modificada y publicada en los sitios web de Team Travel Mayorista S.A.S el 27 DE OCTUBRE de 2016 y entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación.

 

 

 

 

 

Elizabeth Sarmiento

Representante Legal

C.C.

 

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